ลองใช้! กฎ 80/20 เทคนิคจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพที่ได้รับการยอมรับจากทั่วโลก

ปัญหายอดฮิตของหลายคน คือ “ไม่มีเวลา” จะหันไปทางไหนก็มีแต่งาน มีแต่เรียน เดี๋ยวฝนตก เดี๋ยวรถติด ใครที่อยากทำงานให้สำเร็จเร็วขึ้น อยากบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ลองใช้เทคนิคจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย “กฎ 80/20” ซึ่งเป็นเทคนิคจัดการเวลาที่ได้รับการยอมรับจากทั่วโลก เพื่อสร้างงาน และใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพสูงสุด สร้าง Work-Life Balance หรือสมดุลในชีวิต    กฎ 80/20  กฎ 80/20 เป็นกฎของส่วนน้อยแต่สำคัญที่สุด มีชื่อเรียกสำคัญอีกชื่อหนึ่งว่า “กฎของพาเรโต” ซึ่งกฎนี้ตั้งชื่อตามผู้คิดค้นทฤษฎีที่เป็นนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนชื่อ วิลเฟรโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) ในปี ค.ศ. 1895 กฎ 80/20 ซึ่งพาเรโตมีแนวคิดว่า การกระทำใดๆ  20% จะส่งผลต่อผลลัพธ์ 80%  ต่อมาดร.โจเซฟ จูแรน (Joseph Juran) โจเซฟ จูแรน กูรูด้านการจัดการ และการตรวจสอบ ชาวอเมริกัน ได้นำข้อสังเกตนี้มาประยุกต์ใช้ในช่วงทศวรรษที่ 1940  ซึ่งช่วยให้ธุรกิจหลายธุรกิจปรับปรุงกระบวนการผลิต และการบริหาร โดยเขาสังเกตว่า 80 % ของข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์เกิดจากวิธีการที่ใช้ในการผลิตเพียง 20 %  ดังนั้นโดยใช้การวิเคราะห์ Pareto นี้ เขาจึงมุ่งเน้นที่การลดปัญหาการผลิตลงไป 20 % เพื่อเพิ่มคุณภาพการผลิตในภาพรวม โดยจูแรนเรียกกลยุทธ์นี้ว่า “หลักการพาเรโต” เขายังทำให้แนวคิดเป็นที่นิยมว่าเราควรมุ่งเน้นไปที่ “ส่วนน้อยที่สำคัญ” และไม่สนใจ “ส่วนน้อยที่ไม่สำคัญ” เพื่อให้ประสบความสำเร็จสูงสุด   ตัวอย่างกฎ 80/20 ในชีวิตประจำวัน จะเห็นได้ว่ากฎ 80/20 ไม่ใช่สมการทางคณิตศาสตร์ แต่เป็นปรากฏการณ์ทั่วไปที่สามารถสังเกตได้ในเศรษฐศาสตร์ ธุรกิจ การบริหารเวลา หรือแม้แต่วงการกีฬา เช่น - ผลกำไร  80% ของบริษัทมาจากลูกค้า 20%  - ผู้เล่น     20% ส่งผลให้ได้คะแนน 80% - พนักงาน 20% รับผิดชอบ 80% ของผลลัพธ์ - นักเรียน  20% มีผลการเรียน 80% ขึ้นไป   วิธีการใช้กฎ 80/20 

1. ระบุสาเหตุของแต่ละปัญหา  เช่น ไม่มีเวลาส่วนตัวเลย เพราะอะไรบ้าง โดยอาจจะลิสต์ออกมาเป็นข้อๆ 

1.2 จัดกลุ่มปัญหาตามสาเหตุและให้คะแนน จัดกลุ่มปัญหาทั้งหมดที่ทำให้ไม่มีเวลา โดยอาจจะกำหนดคะแนนเต็มไว้ที่ 100 คะแนน แล้วให้คะแนนสูง กับกลุ่มปัญหาที่สำคัญที่ทำให้เราไม่มีเวลา 1.3 รวมคะแนนของแต่ละกลุ่ม  กลุ่มที่มีคะแนนสูงสุด คือ ประเด็นที่เราควรแก้ไขเป็นอันดับแรกเพื่อนำเวลาของเราคืนมา 1.4 ลงมือทำได้เลย!   ประโยชน์ของกฎ 80/20 ช่วยลำดับความสำคัญของงาน กฎของ 80/20 จะจัดลำดับให้เราเลือกทำงานชิ้นใหญ่ หรืองานชิ้นที่มีความสำคัญสูงสุดก่อนงานที่ง่ายที่สุดก่อน เพื่อจัดการเวลาให้ดี โดยการใช้กฎนี้จะทำให้เราได้ตระหนักว่างานที่กำลังจะเริ่มทำอยู่ในกลุ่ม 20% ของงานทั้งหมด หรืออยู่กลุ่ม 80% ที่ไม่ได้สำคัญ ซึ่งถึงแม้งานนั้นจะยาก และเยอะ ก็ควรเลือกทำงานนั้นๆ ซึ่งมีความสำคัญให้เสร็จเสียก่อน เพราะเวลาที่เหลือจะได้ทำงานเล็กๆ ให้เสร็จต่ออย่างรวดเร็วต่อไป หลีกเลี่ยงกิจกรรมที่ไม่จำเป็น            สาเหตุที่เราใช้เวลาทำงาน หรือกิจกรรมใดๆ นานผิดปกติ ทั้งที่งาน หรือกิจกรรมนั้นก็ไม่ได้ยาก อาจเป็นเพราะเรามัวแต่ใส่ใจสิ่งแวดล้อมรอบตัว เช่น แชตไลน์เด้งไม่หยุด เฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ต้องอย่าขาด หรือแม้แต่เลือกเพลงระหว่างทำงาน ก็อาจกลายเป็นที่ทำให้เราหลุดโฟกัสกับการทำงานไป กฎของ 80/20 จึงเรียกคืนเวลาจากสิ่งเหล่านี้ได้ เพราะจะทำให้เรามุ่งเน้นไปที่งานสำคัญที่สุด และใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น  ลดความเครียด     กฎ 80/20 จะสร้างกรอบเวลางานแต่ละชิ้น ไม่ว่าจะเป็นงานขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เช่น ตั้งเป้าหมายว่าเราจะตอบกลับอีเมลทั้งหมดโดยใช้เวลา 2 ชั่วโมง แล้วก็ทำให้ได้ตามที่ตั้งเป้าหมายเอาไว้อย่างเคร่งครัด เมื่อเราเข้าใจชัดเจนว่าอะไรสำคัญที่สุด และอะไรที่ไม่จำเป็นต้องทำได้ หรือไว้ทำภายหลัง เราจึงสามารถลดความเครียด และความหนักใจลงไปได้  วิธีนี้ช่วยให้เรารู้สึกควบคุมเวลาแต่ละวันได้มากขึ้น และลดโอกาสที่จะเกิดภาวะหมดไฟ และช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้น เพราะเมื่อทบทวนอย่างดีแล้ว เราจะแน่ใจได้ว่าเรากำลังโฟกัสไปที่ส่วนที่สำคัญที่สุดเพื่อผลิตผลที่ดีที่สุดอยู่นั่นเอง   โดยสรุปแล้ว การใช้กฎ 80/20 ในการบริหารเวลาสามารถช่วยให้เราสามารถวางแผนการทำงานอย่างมีระบบ กระบวนการชัดเจน มองเห็นภาพรวม ทำให้ลดบางขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะกฎ 80/20 จะช่วยกำหนดงานที่สำคัญอย่างแท้จริงว่าชิ้นไหนควรทำก่อนเป็นอันดับแรก อันดับสุดท้าย งานไหนที่ให้ผลตอบแทน และผลลัพธ์คุ้มค่าที่สุด อีกทั้งยังช่วยจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมในชีวิตของเราที่บางครั้งอาจจะไม่ได้คาดคิดว่ากินเวลาไปหลายชั่วโมงต่อวัน ทำให้เราใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้ผลลัพธ์จากการทำงาน การเรียน การทำกิจกรรมต่างๆ ที่ดีขึ้นในเวลาที่น้อยลง รวมทั้งประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายการจัดการเวลาของเราอีกด้วย